Hướng dẫn sinh hoạt GĐPT online trên Microsoft Teams miễn phí
Trong bài viết trước Người Áo Lam có hướng dẫn sinh hoạt GĐPT trực tuyến dùng Google Meet, hôm nay Người Áo Lam chia sẻ phần mềm ưu việt hơn là Microsoft Teams với nhiều tính năng hơn như lịch quản lý cuộc họp, tạo nhóm chat và làm việc, giao việc, chia sẻ file nội bộ.
Google Meet là phần mềm của Google tuy đơn giản dễ dùng nhưng đây là phần mềm có trả phí với mỗi tài khoản tầm 6$ tương đương 150.000đ, với phần mềm Google Meet Người Áo Lam chỉ có thể hỗ trợ vài cá nhân đơn vị, tuy vậy với phần mềm Microsoft Teams Người Áo Lam có thể hỗ trợ miễn phí lâu dài với số lượng lớn tài khoản.
1. Đăng nhập vào Microsoft Teams
Để sử dụng Microsoft Teams lâu dài miễn phí hãy liên lạc với Người Áo Lam ở địa chỉ nguoiaolam.net. Người Áo Lam sẽ cấp miễn phí cho các đơn vị tài khoản Microsoft có dạng tương tự như teams@nguoiaolam.org. Anh chị em dùng trình duyệt truy cập vào trang web teams.microsoft.com dùng tài khoản được cấp đăng nhập.
Cửa sổ đăng nhập, anh chị em nhập tài khoản và password được cấp để đăng nhập vào Microsoft Teams
Cửa sổ chính của Microsoft Teams sau khi đăng nhập thành công
2. Hướng dẫn sử dụng Microsoft Teams cơ bản
Sau khi đăng nhập anh chị em chú ý bên trái cửa sổ có các nút như Trò chuyện (Chat), Cuộc họp (Meeting), Tệp (Files) và Hoạt động (Activity).
Một số tính năng chinh của Microsoft Teams
2.1. Hoạt động (Activity): Hiện thị tất cả các hoạt động trong Teams có liên quan đến anh chị em, giúp anh chị em luôn cập nhật thông tin.
2.2. Trò chuyện (Chat): Là nơi lưu giữ các giữ các cuộc hội thoại của anh chị em.
2.3. Teams: Tổng quan về tất cả các Team của anh chị em mà anh chị em là thành viên và cho phép anh chị em đi sâu vào từng Channel trong các Team này. Đây cũng là nơi anh chị em có thể tạo một Team.
2.4. Lịch họp (Calendar): là nơi cho phép anh chị em xem các buổi sinh hoạt trực tuyến sắp tới cũng như lên lịch các buổi sinh hoạt trực tuyến và mời mọi người tham gia cùng. Đây là nút quan trọng nhất của Teams đối với anh chị em (cửa sổ Lịch họp)
Màn hình lịch làm việc của Microsoft Teams
3. Tạo cuộc họp mới với Microsoft Teams
Để tạo cuộc họp mới anh chị click vào nút New Meeting ở góc trên bên phải cửa sổ Calendar. Sau đó điền đầy đủ thông tin vào bào gồm: Nội dung chính của buổi sinh hoạt trực tuyến, những người tham dự, thời gian diễn ra cuộc buổi sinh hoạt trực tuyến, địa điểm buổi sinh hoạt trực tuyến (nếu cần thiết), ghi chú thêm để người tham gia có thể chuẩn bị tốt nhất cho buổi sinh hoạt trực tuyến
Anh chị em nhớ điền đầy đủ thông tin vào cửa sổ tạo cuộc họp trên Microsoft Teams
4. Tham dự buổi sinh hoạt Microsoft Teams với tư cách khách mời
Nhiều anh chị em sẽ được mời tham dự họp thông qua Microsoft Teams nhưng chưa có tài khoản Microsoft Teams bản trả phí. Nhưng anh chị em đừng lo, anh chị em vẫn có thể tham gia Microsoft Teams bằng tài khoản khách mời – Guest
Cụ thể qua các bước:
- Kiểm tra email của bạn để nhận lời mời họp nhóm và nhấp vào liên kết Tham gia cuộc họp trên Teams của Microsoft.
- Mở Teams trên web hoặc tải xuống chương trình
- Nhập tên của bạn và chọn cài đặt âm thanh và video.
- Nhấp vào nút Tham gia ngay để được tham gia cuộc họp
4.1. Kiểm tra email của bạn để nhận lời mời họp Teams
Bước đầu tiên khi tham gia cuộc họp Microsoft Teams mà không có tài khoản Office 365 rất đơn giản. Trước tiên, anh chị em cần kiểm tra email của mình để nhận lời mời. Sau đó, anh chị em sẽ nhấp vào liên kết ở cuối email có nội dung Tham gia cuộc họp Teams/ Join Microsoft Teams Meeting. Khi anh chị em nhấp vào đó, anh chị em đã Chấp nhận lời mời để thêm nó vào lịch trong email của anh chị em.
Một email mời họp Microsoft Teams trên Gmail
4.2. Mở Teams trên web hoặc tải xuống chương trình
Một email mời họp Microsoft Teams trên Gmail
Tiếp theo, sau khi nhấp vào liên kết, anh chị em sẽ có lựa chọn Tải xuống ứng dụng Windows hoặc tham gia họp trên web thay thế. Nếu anh chị em chọn tham gia cuộc họp trên web, anh chị em sẽ có phiên bản Microsoft Teams dựa trên web. Trình duyệt sẽ yêu cầu bạn sử dụng webcam và micrô. Điều này đảm bảo anh chị em sẽ được nhìn thấy và nghe thấy trong cuộc họp.
4.3. Sẵn sàng cho cuộc họp Teams
Khi đã khởi chạy Microsoft Teams, anh chị em sẽ phải nhập tên của mình và chọn cài đặt âm thanh và video. Anh chị em có thể tắt micrô hoặc webcam cũng như có thể chọn một thiết bị khác cho âm thanh, nếu cần. Khi đã sẵn sàng, anh chị em có thể nhấp vào nút Tham gia ngay/ Join Now màu tím.
4.4. Vào sảnh cuộc họp Teams – Meeting Lobby
Cuối cùng, anh chị em sẽ được đưa vào phòng chờ trước khi người chủ trì cuộc họp sẽ được thông báo rằng anh chị em đang đợi và họ sẽ đồng ý cho anh chị em tham gia vào cuộc họp. Nếu vì lý do gì đó, không có ai duyệt cho anh chị em tham gia buổi sinh hoạt trực tuyến trong vòng 15 phút, anh chị em sẽ bị buộc phải thoát ra. Quá trình này là cần thiết để giúp cho buổi sinh hoạt được diễn ra trang nghiêm và không bị làm phiền bởi những người không có phận sự.
Như vậy là Người Áo Lam đã hướng dẫn anh chị em cách sử dụng Microsoft Teams. Đơn vị hoặc anh chị nào cần xin liên hệ với Người Áo Lam để được hướng dẫn trợ giúp miễn phí.
Người Áo Lam
